Søger du Cerfidan, det tidligere Lekon Certificering

Så klik her

Ledoc guide

Quick opsætnings guide

Nedenfor finder du en Quick guide, så I kan komme i gang med Ledocsystemet hurtigt og effektivt. Guiden giver et overordnet indblik i opsætningen, men er ikke en detaljeret beskrivelse af den daglige brug. Til dette anbefaler vi at du sætter dig ind i systemet, enten ved at prøve selv eller ved at tilmelde dig et af vores Ledoc kurser.

Se kurser her...

step by step guide...

log ind i systemet

Når du er blevet oprettet i Ledocsystemet vil du modtage en velkomstmail. I denne mail er dit brugernavn og din personlige kode, samt et link til systemets login side. Du anbefales at tilføje dette link til dine foretrukne sider i din browser. Koden har vi oprettet for dig, men vi anbefaler at du ændre den således, at den er personlig. Kodens længde og indhold er valgfri, men vi anbefaler, at din personlige kode indeholder både tal og bogstaver (store og små). For at sikre dig bedst mulig, bør koden ændres med passende mellemrum. Videregiv aldrig din personlige kode til andre.

Ledoc Logind

Såfremt du ikke kan huske din kode, kan systemet sende dig en ny. Dette gøres ved login billedet, hvor du trykker på ”Glemt password”. Du vil herefter modtage en mail fra systemet.

Arkivering af faglige dokumenter

Under dokumentfanen er der oprettet henvisning til faglige dokumenter. Faglige dokumenter er de lov- og myndighedskrav, standarder, bekendtgørelser ect. som er kravgrundlaget for det forretningsområde, som er for din virksomhed. De faglige dokumenter som ikke er relevant for din virksomhed skal arkiveres.

Opret kompetenceprofil

Under kompetencefanen skal du klikke på fanen ”Opsætning”. Her vil du opleve et tomt kompetencemodul. Dog er der under globale kompetencer et udvalg af kompetencer, som du kan vælge at overføre til din virksomhed. De kompetencer som du vurderer er vigtige for din virksomhed, skal overføres fra globale kompetencer til virksomhedskompetencer. Efter overførslen kan alle overførte kompetencer redigeres, så de passer præcist til din virksomhed.

Opret herefter yderligere kompetencer, som du mener er vigtige for din virksomhed. Opret derefter et antal virksomhedsvurderingsskabeloner, som passer til de funktioner du har i din virksomhed. Kompetenceprofilerne skal senere tilknyttes til en medarbejder, så du kan vurdere medarbejderens kompetenceniveau.

Følg processen nedenfor:

  • Overfør ”del” de globale kompetencer (arbejdsområder ect.) som passer til din virksomhed
  • Rediger / tilpas overførte kompetencer i virksomhedskompetencer
  • Tilføj manglende kompetencer (kurser, uddannelse, færdigheder ect.) i virksomhedskompetencer
  • Opret et passende antal vurderingsskabeloner (Ledelse, VVS montører, EL montører ect.)
  • Tilføj relevante virksomhedskompetencer til vurderingsskabeloner
  • Rediger / tilpas / tilføj kompetencer til de enkelte vurderingsskabeloner
  • Til den relevante vurderingsskabeloner til de enkelte medarbejdere i medarbejdermodul.

Se model nedenfor:

Kompetence

Opret enheder

Under fanen "Enheder" har du muligheden for at oprette et antal enheder. En enhed anvendes til organisering af medarbejdere, udstyr, dokumenter, afvigelser ect. og er en vigtig del for at få det optimale overblik i systemet fremover. Opret her de afdelinger som du har i din virksomhed og herefter de enheder (biler, lokaler, fællesværktøj, lager ect.), der skal til for at kunne organisere dit Ledocsystem. Du kan altid tilføje enheder senere. Ansvarlige for enheder vil fastsættes senere.

Under oprettelsen af enheder er der tale om fysiske enheder (biler, containere, eller andre fysiske elementer der skal styres) eller adresser (afdelinger, lager, kontorer, ect.). Fastlæg ansvarlig for hver enhed. Systemet vil herefter sikre at leverandører, udstyr, medarbejdere, dokumenter, forbedringer som tilhører enheden er styret af den der er ansvarlig.  

Opret medarbejdere

Under medarbejderfanen kan du oprette dine medarbejdere (medarbejdere og administratorer). Start med ledende medarbejdere først, da disse medarbejdere skal anvendes som ansvarlige for øvrige medarbejdere. Opret her alle de medarbejdere som skal have adgang til systemet, eller på anden vis skal styres i systemet. Under oprettelsen skal du sikre at medarbejdere kun tilknyttes de enheder som de skal have adgang til, og at de tildeles den kompetencevurderingsprofil, som passer til medarbejdertypen. Ligeledes skal du sikre dig at den medarbejder som er ansvarlig for kompetencevurderingen fastsættes.

Når medarbejderen er oprettet, bør du overføre medarbejderens kursusbeviser, uddannelsesbeviser, kopi af kørekort ect. Dette gøres under medarbejderens dokumentation.

Når medarbejderen er oprettet kan du tilrette beskedmodulet (menu i højre side under den pågældende medarbejder), så medarbejderen får de beskeder som du måtte ønske. Se afsnittet om meddelelser.

Gennemfør kompetencevurderinger

Under medarbejderfanen kan du gennemføre kompetencevurderinger. Tryk på fluebenet ud fra den medarbejder du skal/kan at vurdere. Herefter kommer et kompetencevurderingsskema frem som du skal udfylde.

Tryk dig igennem skemaet og fastlæg gyldighedsperioder på de kompetencer, som har en tidsperiode/udløb. Dette giver dig senere muligheden for at administrere virksomhedens kurser i kompetencemodulet.

Såfremt en medarbejder ikke har kendskab til et område, eller ikke har et givent kursus men skal have det, skal tommelfingeren vende nedad. Hvis medarbejderen besidder en kompetence eller har et givent kursus/uddannelse, skal tommelfingeren vende opad.

Færdighedsvurderingen fra 1-5 med de 5 stjerner, er udtryk for medarbejderens evne til at arbejde inden for et specifikt område. Se niveauerne i dit KLS systems ”Procedure – Styring af kompetencer”

Opret leverandører

Under leverandørfanen kan du oprette, godkende og generelt styre de leverandører der er vigtige for din virksomhed. Du skal særligt være opmærksom på de leverandører som er vigtige at styre i forhold til dit kvalitetsledelsessystem. Der er tale om:

Underleverandører

Materialeleverandører

Serviceleverandører

Projektleverandører

De leverandører som du opretter i leverandørsystemet bliver herefter tilgængelige i systemets øvrige moduler, herunder udstyrsmodul og forbedringsmodul, og du får derfor muligheden for at oprette afvigelser på leverandører og fastlægge leverandør til et udstyr ect.

Når leverandøren oprettes er det vigtigt at fastlægge følgende:

  1. Leverandør navn
  2. Leverandørens type
  3. Hvem er ansvarlig for leverandøren
  4. Hvilken enhed (afdeling/funktion) er leverandøren relevant for
  5. Er det en kritisk leverandør (kritiske leverandører er typisk underleverandører som har vital indflydelse på dit produkt)
  6. Kontaktoplysninger

Efter leverandøren er oprettet skal leverandøren godkendes af den leverandøransvarlige.

Opret Udstyr

Under udstyrsfanen kan udstyr oprettes, efterses, lånes og udlånes, og generelt styres. Den bedste måde at oprette, efterse og låne udstyr på er at hente Ledoc appen på henholdsvis:

Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=pl.valueadd.ledoc
iOS: https://itunes.apple.com/us/app/ledoc-iso-9001/id884975110?mt=8

Via mobiladgangen kan de enkelte medarbejdere oprette og efterse udstyr løbende. Systemet web version opdateres løbende i takt med at de mobile data indtastes.

Den nemmeste måde at oprette udstyr på er på følgende måde:

  1. Påsæt barcode på udstyr
  2. Skan kode og opret udstyrs ID (nederste venstre hjørne på appen)
  3. Navngiv udstyr
  4. Tag billede af udstyr
  5. Tildel udstyr den korrekte lokation
  6. Tildel udstyret den korrekte kategori
  7. Vælg evt. udstyrets leverandør
  8. Efterse udstyr
  9. Gem (øverste højre hjørne på appen)

I webversionen kan manualer, instruktioner, udstyrscertifikater, garantibeviser ect. opbevares under udstyrets dokumenter.

Der anvendes samme brugernavn og adgangskode til både web og mobil adgang.

Unik mærkning af udstyr med QR koder

Såfremt du ønsker QR koder med unikke ID numre til mærkning af udstyr, kan QR koder downloades under et udstyrs dokumentation og efterfølgende udskrives på en egnet printer. Man kan også vælge at bestilles unikke koder hos os, ved at skrive en mail til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..

 qr

Unik QR kode – Identifikationsmærke Klistermærke

Anvendes til mærkning af udrustning/udstyr, hvor man ønsker en selvstændig og unik mærkning med et entydigt identifikationsnummer.

Mærket er lasertrykt på en blank hvid vinyl, ridsefast, med kraftig lim som er modstandsdygtig over for vand.

Bemærk at overflader skal rengøres for snavs inden påsætning.

Leveres som A5 ark med unikke QR koder med 50 klæbere på arket i størrelsen 18x25mm.

Pris 1 ark: 55,- kr.
Pris 10 ark: 440,- kr.
Pris 30 ark: 995,-kr.

 qr hænger

Unik QR kode – Identifikationsmærke, Hængeudgave til strip

Anvendes til mærkning af udrustning/udstyr, hvor man ønsker en selvstændig og unik mærkning med et entydigt identifikationsnummer.

Mærket er laserprintet på syntetisk plast i 0,25 micron tykkelse. Mærket er ridsefast, har stor holdbarhed og er modstandsdygtigt overfor vand, samt de mest anvendte kemikalier.

Leveres som A5 ark med unikke QR koder med 35 hængere på arket i størrelsen 18x35mm, med hul i, som skal prikkes ud.

Pris 1 ark: 55,- kr.

Pris 10 ark: 440,- kr.

Pris 30 ark: 995,- kr.

Opsætning af beskedsystemet

Beskedsystemet kan indstilles på flere måder. Den ene måde er en virksomheds indstilling, der vil blive brugt som standard, når der oprettes nye medarbejdere. Det er også muligt at lave medarbejder specifikke indstillinger, så medarbejderne kun får de beskeder der er relevante for dem.

Beskedsystemet er i stand til at sende følgende autogenererede beskeder ud:

  • Velkomstbesked, der udover at indeholde medarbejderen login informationer også henviser til hvor Ledoc Mobile app kan downloades.
  • Vurdering af objekt, der sendes når et ejet eller fulgt objekt bliver vurderet.
  • Hændelse vedrørende fulgt objekt. Beskeden bliver sendt, når der bliver redigeret eller arkiveret.
  • Vurderings deadline. Besked hvori brugeren gøres opmærksom på at et objekts vurderings deadline er nået.
  • Overskredet om 14 dage. Besked der gør opmærksom på at der er 14 dage til vurderings deadline overskrides.
  • Oprettelse af objekt. Besked der sendes i forbindelse med oprettelse af nye objekter i systemet. Beskeden sendes til ejer og ansvarlige personer.
  • Egne emner. Denne funktion gør at man får besked, når der sker ændringer til ejede emner, selvom man selv har foretaget denne ændring.
  • Ændring af password: Denne besked kan ikke slås fra. Beskeden sendes ud når en bruger skifter password til systemet.

Alle beskeder findes på dansk og engelsk. Dette kan ændres i opsætningsmenuerne.

Frontend administrator:

Som administrator i en virksomhed kan virksomhedsindstillingerne findes i administrationspanelet. (Tandhjulet i øverste højre hjørne af skærmen). I panelet vælges indstillinger, og derefter påmindelser i menuen til højre. Herefter vil der vises en oversigt over de førnævnte beskeder. Ved at trykke på rediger, vil man kunne slå de enkelte beskeder til eller fra som vist i nedenstående skærmbillede.

besked

Medarbejderindstillinger.

For at få indstillet hvilke beskeder, der sendes til de enkelte medarbejdere, vælges først fanen medarbejdere. Derefter redigeres en specifik medarbejder, og i menuen til højre vælges påmindelser.

Herefter vil følgende skærmbillede blive vist:

besked medarbejder

Her er det muligt at vælge hvilke beskeder den pågældende medarbejder skal modtage.

Særlig funktion i forbindelse med velkomstbeskeden.

I forbindelse med oprettelsen af medarbejdere, er det muligt at vælge om der skal sendes en velkomst besked eller ej. Dette gøres ved at markere fluebenet i følgende skærmbillede.

besked ved oprettelse

Opret / ret og upload dokumenter

Under dokumentfanen kan du oprette, rette og arkivere de dokumenter som du styrer i dit system. Når du opretter dine dokumenter skal du som et minimum:

  • Navngive dokumentet (et sigende navn vil gøre en fritekst søgning nem)
  • Kategorisering af dokumentet (anvendes til filtrering)
  • Underkategorisering (anvendes til yderligere filtrering)
  • Fastlægge dokumentejer (den der har ansvaret for at vedligeholde og godkende dokumentet)
  • Fastlægge branche (anvendes til filtrering)

Herefter kan du ”drag and drop” dokumentet i systemet, og dokumentet vil fremover være et styret dokument der logger historik, versioner, eftersyn ect.

dokumentopretteælse

Vedligeholdelse og daglig drift

Når Ledocsystemet er opsat, vil du fremover have sikkerhed for at dine støtteprocesser er i styring. Systemet vil herefter give dig:

  • 100% overblik over værktøj og udstyr, så du altid kender dets tilstand, og ved hvor det er
  • Ro og overblik ved at kende tilstanden på dit ledelsessystem
  • Et system til at fastholde og rapportere gode ideer, så de ikke glemmes
  • Nem tilgang til erfaringer og mulighed for at implementere forbedringer
  • Tid til at fokusere på og beskrive rette adfærd, og implementere denne
  • Elimineret usikkerheden om efterlevelse af relevante lovkrav
  • Samlet og styret din virksomheds dokumenter et sted
  • Overblik over dine leverandører, deres godkendelser og certifikater
  • Medarbejderregister med overblik over kvalifikationer og færdigheder
  • En genvej til fastholdelse af dine certificeringer.

Systemet vil fremover kalde på dig via meddelelsessystemet når dokumenter kræver godkendelse, forbedringer skal behandles, udstyr skal efterses, leverandører skal godkendes, osv.

God fornøjelse!

Team Ledoc

 

 

ilHilgat

Jens Kjærulff

Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Client Logo 1
Client Logo 2
Client Logo 3
Client Logo 4
Logo-di
Logo-dtu
Logo-unoco
Logo-frederiksberg-kommune
Logo-nordelektro
Logo-weber
Logo-valsemoellen
Logo-novozymes
El-gruppen-reference
ReferenceLogoFors
ReferenceLogoHH
ReferenceLogoDVI1
ReferenceLogoInLite
ReferenceLogoJES

Søger du Cerfidan, det tidligere Lekon Certificering

Så klik her