Dokumenteret information

HVAD ER DOKUMENTERET INFORMATION?

Et ledelsessystem stiller krav til dokumentation, og selve systemet består af dokumenteret information som procedurer, tjeklister, medarbejderinformation og lignende.

Det er virksomhedens ansvar at sikre, at den dokumenterede information altid er opdateret og tilgængelig for relevante parter – medarbejdere såvel som kontrolinstanser.
Der er ingen konkrete krav til omfanget af den dokumenterede information, som vil variere afhængigt af virksomhedens branche og størrelse.

UDARBEJDELSE OG VEDLIGEHOLD AF DEN DOKUMENTEREDE INFORMATION

Når der skal udarbejdes dokumenteret information, bør virksomheden først lægge sig fast på et ensartet format og sikre, at hvert dokument indeholder identifikation og beskrivelse, for eksempel dato, forfatter, referencenummer og lignende.

Der skal derudover tages stilling til, om informationen skal lagres digitalt eller i papirform, og om det er nødvendigt at dokumentere på flere sprog.
Det er vigtigt, at informationen bevares. Det betyder, at dokumentet skal være beskyttet mod ændringer foretaget ved en fejl. Det kan man sikre sig mod ved at udpege en ansvarlig person, som er bemyndiget til at gennemgå og godkende den dokumenterede information.

STYRING AF DEN DOKUMENTEREDE INFORMATION

Den dokumenterede information skal styres, så det sikres, at den hele tiden er tilgængelig og klar til anvendelse. Den skal være tilgængelig for både medarbejdere og interessenter, og det bør vurderes, hvilket medie der egner sig bedst til den pågældende information og modtager. Det er også i forbindelse med styring, at man forebygger tab af information og utilsigtet anvendelse.

Styring indebærer, at virksomheden forholder sig til informationen fra den udarbejdes, til den bortskaffes; herimellem distribution, anvendelse, tilgængelighed, opbevaringsforhold, at informationen bevares, styring af ændringer, opbevaringstid og bortskaffelse.